Sistem Penataan dan Temu Kembali Arsip pada Kantor Pertanahan Kabupaten Minahasa

Abstract

This study aims to analyze the archive arrangement and retrieval system at the Minahasa Regency Land Office. This research was conducted because problems were found in the management of archives in the office which made it difficult to find the archives again. The research method used was qualitative method with data collection techniques through observation and in-depth interviews. The results showed that the organization of archives in this office was carried out by grouping land books based on sub-districts and regions/villages, and organizing documents based on List of Contents (DI) 208 and year. The archive search process is still done manually so it takes quite a long time. Some of the obstacles faced include the lack of human resources who have competence in the field of archives and limited archive storage facilities. Based on the findings, the researcher recommends the use of an integrated application system, training for archive managers, and improvement of archive storage facilities to improve the efficiency and effectiveness of archive management at the Minahasa Regency Land Office.

 

INTISARI

 

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem penataan dan penemuan kembali arsip di Kantor Pertanahan Kabupaten Minahasa. Penelitian ini dilakukan karena ditemukannya permasalahan dalam pengelolaan arsip di kantor tersebut yang menyebabkan sulitnya penemuan kembali arsip. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi dan wawancara mendalam. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengorganisasian arsip di kantor ini dilakukan dengan cara mengelompokkan buku tanah berdasarkan kecamatan dan wilayah/desa, serta pengorganisasian dokumen berdasarkan Daftar Isian (DI) 208 dan tahun. Proses pencarian arsip masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. Beberapa kendala yang dihadapi antara lain kurangnya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan dan terbatasnya fasilitas penyimpanan arsip. Berdasarkan hasil temuan tersebut, peneliti merekomendasikan penggunaan sistem aplikasi yang terintegrasi, pelatihan bagi pengelola arsip, dan perbaikan fasilitas penyimpanan arsip untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip di Kantor Pertanahan Kabupaten Minahasa.